Verfahrensordnung der Meldestelle des Hinweisgeberschutz Systems der Stadtwerke Neumünster Beteiligungen GmbH
Einführung
Regelkonformes Handeln, das Einhalten rechtlicher Vorgaben und ethischer Normen haben für SWN hohe Bedeutung. Im Rahmen unseres Compliance-Management-Systems haben wir bereits Maßnahmen Prävention von Gesetzesverstößen, zur Haftungs- und Risikominimierung, sowie zur Vorbeugung von Korruption getroffen.
Trotz unserer Maßnahmen ist es möglich, dass bei manchen Vorgängen Gesetze oder anderweitige interne oder externe Vorgaben nicht immer ausreichend befolgt werden.
Sollten Sie Kenntnis von solchen Vorgängen haben, bei denen interne oder externe Regelungen verletzt werden, bitten wir Sie, diese an unsere zuständigen Stellen zu melden. Scheuen Sie sich nicht, nur mit ihrer Mithilfe können wir uns weiter verbessern und auch in Zukunft regelkonform handeln.
Mit unserem Hinweisgebersystem bieten wir Ihnen die Möglichkeit Hinweise auf mögliches Fehlverhalten, beziehungsweise Verstöße gegen externe, aber auch interne Regelungen zu melden.
Diese Verfahrensordnung beschreibt den Ablauf eines Meldeverfahrens für Hinweise an unsere Meldestelle und nennt die Ansprechpersonen (intern, sowie extern) für Meldungen von Hinweisen.
1. Anwendungsbereich
Diese Verfahrensordnung gilt für alle Meldungen an die interne Meldestelle des SWN-Konzerns.
Die interne Meldestelle steht dabei insbesondere für Meldungen, die in den Anwendungsbereich von § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fallen, beispielsweise bezüglich strafbewehrter Verstöße oder Verstößen gegen bestimmte Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder der Europäischen Union oder der Europäischen Atomgemeinschaft etwa bezüglich Umweltschutz, Verbraucherschutz, Datenschutz etc. zur Verfügung.
Außerdem können Meldungen zu anderweitigen Unregelmäßigkeiten oder Compliance-Verstößen, etwa bezüglich interner Regelungen, wie dem Verhaltenskodex an die interne Meldestelle erfolgen.
Organisatorischer Hinweis: Beschwerden oder sonstige Kundenanliegen zu Produkten oder von uns angebotenen Dienstleistungen sind nicht an das Hinweisgeberschutzsystem, sondern an unser Kontaktformular auf unserer Homepage zu richten.
2. Wer kann die Meldestelle nutzen?
Meldungen können von
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
- Führungskräften und der Geschäftsführung selbst
- Freiberuflich für uns tätigen Personen
- Geschäftspartnern und Lieferanten
sowie sonstigen Dritten mit einem Bezug zu SWN getätigt werden.
3. An wen können Hinweise gerichtet werden? (Meldestelle)
Für die Entgegenahme von Hinweisen und Meldungen stehen Ihnen die interne Meldestelle des Konzerns sowie die externe Meldestelle des Bundes zur Verfügung.
3.1. Interne Meldestelle
Für Meldungen an die interne Meldestelle stehen Ihnen unsere Compliance-Beauftragte sowie unser Ombudsmann gerne zur Verfügung. Selbstverständlich werden Ihre erfolgten Meldungen von der internen Meldestelle vertraulich behandelt. Meldungen an die interne Meldestelle sind sowohl mündlich als auch in Textform möglich. Gegebenenfalls ist innerhalb einer angemessenen Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft möglich. Meldungen an die interne Meldestelle sind auch anonym möglich. Bei E-Mails muss allerdings beachtet werden, dass mangels Verschlüsselung keine hundertprozentige Vertraulichkeit gewährleistet werden kann.
Compliance-Beauftragter von SWN:
- E-Mail: compliance@swn.net
Ombudsmann von SWN
Rechtsanwalt Christian Schumacher
- E-Mail: ombudsmann@prehn-recht.de
- Telefon: 0451/610610
- Adresse: Otto-Passarge-Straße 4, 23564 Lübeck
3.2 Externe Meldestelle
Als externe Meldestelle für Hinweise nach dem HinSchG steht Ihnen die externe Meldestelle des Bundes (beim Bundesamt für Justiz, BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)) für Meldungen zur Verfügung, sofern nicht die Meldestelle bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht gemäß § 21 HinSchG oder die Meldestelle beim Bundeskartellamt gemäß § 22 HinSchG zuständig ist. Welche Meldestelle konkret für Ihre Meldung zuständig ist, können Sie der Website der Hinweisgeberstelle des Bundesamt für Justiz unter „Zuständigkeit der Meldestellen“ (BfJ - Zuständigkeit der Meldestellen (bundesjustizamt.de)) entnehmen. Es besteht für Sie die Möglichkeit, sich elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der externen Meldestelle zu melden.
Die externe Meldestelle des Bundesamtes für Justiz erreichen Sie unter:
Postalisch:
Bundesamt für Justiz
Externe Meldestelle des Bundes
53094 Bonn
Telefonisch:
+49 228 99 410-6644
Persönlich (nach vorheriger Terminvereinbarung):
Bundesamt für Justiz
Externe Meldestelle des Bundes
53094 Bonn
Online (Elektronisches Hinweisgebersystem):
Weitere Informationen, etwa zu den telefonischen Erreichbarkeiten finden Sie unter: BfJ - Kontakt (bundesjustizamt.de).
4. Rückmeldung/Verfahren nach der Meldung (interne Meldestelle)
Die Übermittlung von Hinweisen an die oben genannten Ansprechpartner ist jederzeit möglich.
Gemäß §17 HinSchG erhält die hinweisgebende Person innerhalb von sieben Tagen nach der Meldung eine Eingangsbestätigung durch die interne Meldestelle, soweit die Meldung unter Angabe von Kontaktdaten erfolgte. Die interne Meldestelle prüft anschließend, ob die Meldung in den Anwendungsbereich nach § 1 dieser Verfahrensordnung fällt und hält Kontakt mit der hinweisgebenden Person. Im Weiteren wird durch die interne Meldestelle die Stichhaltigkeit der Meldung überprüft und die hinweisgebende Person gegebenenfalls um weitere Informationen ersucht. Abschließend ergreift die Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 des HinSchG.
Innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung, bei nicht bestätigtem Eingang spätestens drei Monaten und sieben Tagen nach dem Eingang der Meldung, erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung bezüglich getroffener und geplanter Folgemaßnahmen sowie bezüglich der Gründe dieser. Die Rückmeldung erfolgt nur insoweit, dass noch laufende interne Ermittlungen oder Nachforschungen nicht berührt werden und Rechte von Personen, die in der Meldung genannt wurden oder Gegenstand dieser sind, nicht beeinträchtigt werden.
5. Folgemaßnahmen
Abhängig vom Ergebnis der Prüfung der Meldung werden durch die interne Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen getroffen. Dazu gehören beispielsweise interne Untersuchungen, der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder etwa die Abgabe des Verfahrens an zuständige Behörden.
6. Dokumentation
Eingehende Meldungen werden sorgfältig, unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert und nach drei Jahren, nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann gegebenenfalls länger aufbewahrt werden, wenn dies durch das HinSchG oder andere Rechtsvorschriften vorgeschrieben ist und es erforderlich und angemessen ist.
7. Schutz der hinweisgebenden Person, der beschuldigten Person und weiteren Personen
Hinweisgebende Personen, die eine Meldung an die Meldestelle tätigen und hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen, haben auch wenn die Meldung unbegründet war keine Nachteile (Repressalien) seitens SWN zu befürchten. Entsprechendes gilt für Personen, die der hinweisgebenden Person bei der Meldung im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen, solange die Informationen der Wahrheit entsprechen oder die unterstützende Person zum Zeitpunkt der Unterstützung hinreichenden Grund zur Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprachen. SWN ergreift alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz von hinweisgebenden Personen, die hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass ihre gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.
Für beschuldigte Personen gilt grundsätzlich bis zum Beweis des Gegenteils das Prinzip der Unschuldsvermutung. Die Meldestelle geht vorurteilsfrei bei ihren Ermittlungen vor.
8. Verantwortlichkeit für beschaffte Informationen
Soweit der Zugriff oder die Beschaffung der gemeldeten Informationen nicht als eigenständige Straftat anzusehen ist, kann die hinweisgebende Person nicht für die Beschaffung oder den Zugriff rechtlich verantwortlich gemacht werden.
Wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zur Annahme hatte, dass die Weitergabe der Informationen notwendig war, um einen Verstoß aufzudecken, verletzt sie keine Offenlegungsbeschränkungen.
9. Schadensersatz bei Falschmeldungen
Sollte eine hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen melden oder offenlegen, so ist sie zum Ersatz des daraus entstanden Schadens verpflichtet.
10. Vertraulichkeit
Gemäß § 8 HinSchG wird die Vertraulichkeit über die Identität der hinweisgebenden Person sowie der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder sonst wie in der Meldung genannt werden von der internen Meldestelle gewahrt. Die Identität wird lediglich den Personen, die für die Entgegennahme für Meldungen, das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind oder Personen, die dabei unterstützen bekannt werden.
Weitergehend kann die Weitergabe der Identität der genannten Personen lediglich in den gesetzlich vorgeschriebenen Ausnahmefällen erfolgen.
So wird die Vertraulichkeit der Identität etwa bei Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden nicht gewährleistet. Außerdem können Informationen über die Identität vor allem im Rahmen von Strafverfahren an die zuständige Stelle weitergegeben werden.
11. Beistand
Es steht der hinweisgebenden Person, sowie der von einem Hinweis betroffenen Person frei, jederzeit einen Beistand, beispielsweise ein Mitglied des Betriebsrats oder eine sonstige dritte Person zur Unterstützung heranzuziehen.
12. Datenschutz
Die Speicherung und Bearbeitung der Meldungen im Rahmen des Hinweisgebersystems sowie die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt unter strengen Standards zur Datensicherheit und nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben, die sich insbesondere aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergeben. Weitere Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und dem Hinweisgebersystem finden sie hier: Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem