Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem der Stadtwerke Neumünster Beteiligungen GmbH
§ 1 Zweck der Datenverarbeitung sowie des Hinweisgebersystems
Mit unserem Hinweisgebersystem bieten wir Ihnen die Möglichkeit Hinweise auf mögliches Fehlverhalten, beziehungsweise Verstöße gegen rechtliche Vorgaben und ethische Normen sowie anderweitige externe und interne Regelungen – beispielsweise strafbewehrte Verstöße oder Verstöße gegen bestimmte Rechtsvorschriften des Bundes, der Länder der Europäischen Union oder der Europäischen Atomgemeinschaft etwa bezüglich Umweltschutz, Verbraucherschutz oder Datenschutz sowie Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex – vertraulich zu melden, um diese entsprechend bearbeiten zu können.
Dabei beruht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem auf dem berechtigten Interesse der jeweiligen Gesellschaft des SWN-Konzerns zur Prävention von Gesetzesverstößen und der daraus resultierenden Haftungs- und Risikominimierung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die dadurch gegeben ist, dass der Hinweis auch anonym abgegeben werden kann.
§ 2 Information über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
(1) Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 13 & 14 der DSGVO über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems, soweit Sie einen Hinweis über das Hinweisgebersystem des SWN-Konzerns abgeben. Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Soweit Sie eine Meldung abgeben, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
- die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
- ob Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter des SWN-Konzerns sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.
Die interne Meldestelle prüft anschließend, ob die Meldung in den Anwendungsbereich der Verfahrensordnung der Meldestelle des Hinweisgeberschutz Systems der Stadtwerke Neumünster Beteiligungen GmbH fällt. Im Weiteren wird durch die interne Meldestelle die Stichhaltigkeit der Meldung überprüft und die hinweisgebende Person gegebenenfalls um weitere Informationen ersucht. Dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems erfolgt ausschließlich nach Maßgabe der einschlägigen geltenden Gesetze.
(2) Bei Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden, kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.
In besonderen Fällen gebietet das Datenschutzrecht, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen durch den SWN-Konzern zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Soweit rechtlich möglich wird dabei Ihre Identität nicht offengelegt sowie sichergestellt, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Person möglich werden. Auch im Zuge von Verfahren der Strafverfolgungsbehörden können Angaben zu Personen an die zuständigen Stellen weitergegeben werden.
(3) Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:
SWN Stadtwerke Neumünster GmbH
Bismarckstraße 51, 24534 Neumünster
Telefon: 04321 202-0
Telefax: 04321 202-386
E-Mail: swn@swn.net
Unseren Datenschutzbeauftragten Ingo Knecht erreichen Sie unter Datenschutz@swn.net oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
(4) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns (mündlich oder in Textform) werden die von Ihnen mitgeteilten in Abs. (1) genannten Daten von uns gespeichert, um Ihre Meldung zu bearbeiten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung im Rahmen der Aufklärung und Beurteilung nicht mehr erforderlich ist bzw. kein berechtigtes Interesse des jeweiligen Unternehmens mehr besteht oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Dauer der Speicherung variiert je nach Einzelfall und richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der ggf. gemeldeten Pflichtverletzung.
(5) Falls wir für die Prüfung der Meldung und deren Bearbeitung auf weitere Mitarbeitende des SWN-Konzerns oder Dienstleister zurückgreifen müssen, halten wir selbstverständlich die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Hinzuziehung und ggf. Weitergabe von Daten ein. Dabei ist jede Person zur Vertraulichkeit verpflichtet, die Zugang zu Daten aus dem Verfahren erhält.
§ 3 Ihre Rechte
(1) Sie und die im Hinweis genannten Personen haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie/sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft,
- Recht auf Berichtigung oder Löschung,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
- Recht auf Datenübertragbarkeit.
(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde lautet:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstr. 98, 24103 Kiel, Tel. 0431 9881200, mail@datenschutzzentrum.de
§ 4 Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.
(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf eine Interessenabwägung stützen oder diese im öffentlichen Interesse erfolgt, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.